Những quy tắc chưa bao giờ được kiểm tra lại

Trong một cuộc họp, một nhân viên trẻ đề nghị bỏ bớt ba bước trong quy trình phê duyệt. Ba bước ấy khiến mọi công việc chậm lại nhiều ngày, nhưng không ai có thể chỉ ra giá trị cụ thể mà chúng còn tạo ra.

Người quản lý nhìn vào bản đề xuất rồi nói: “Từ trước đến nay chúng ta vẫn làm như vậy.” Căn phòng im lặng. Không ai phản đối. Cũng không ai hỏi thêm.

Sau cuộc họp, người nhân viên thử tìm lại tài liệu cũ. Quy trình được tạo ra nhiều năm trước, khi công ty từng gặp một sự cố nghiêm trọng. Nhưng hệ thống, con người và hoàn cảnh lúc ấy đều đã thay đổi. Chỉ có quy tắc là ở lại.

Một điều có thể tiếp tục tồn tại rất lâu sau khi lý do tạo ra nó đã biến mất.

Con người thường dùng tuổi đời của một quy tắc như bằng chứng cho giá trị của nó. Một điều càng lâu năm càng dễ được xem là đã được kiểm chứng. Nhưng thời gian chỉ chứng minh rằng điều ấy đã tồn tại, không chứng minh rằng nó vẫn phù hợp.

Có những quy tắc sống lâu vì chúng thật sự hữu ích. Cũng có những quy tắc sống lâu vì việc tuân theo dễ hơn việc đặt câu hỏi. Một tổ chức có thể lặp lại một quy trình trong mười năm mà không ai còn biết nó đang bảo vệ điều gì. Một gia đình có thể truyền lại một nỗi sợ qua nhiều thế hệ rồi gọi nó là lời khuyên.

Truyền thống có thể chứa trí tuệ. Nhưng tuổi đời của một điều không thể thay thế cho việc kiểm tra nó trong hiện tại.

Không phải mọi quy tắc đều giống nhau. Nếu muốn suy nghĩ độc lập, ta cần nhìn thấy ít nhất ba loại khác biệt.

• Quy tắc bảo vệ con người: được tạo ra để giảm rủi ro, bảo vệ quyền lợi hoặc ngăn những tổn thất đã từng xảy ra.
• Quy tắc từng hợp lý nhưng đã lỗi thời: có giá trị trong một bối cảnh cũ nhưng không còn phù hợp với điều kiện hiện tại.
• Quy tắc tồn tại vì quán tính: không ai còn nhớ mục đích, nhưng mọi người vẫn tiếp tục vì thay đổi đòi hỏi trách nhiệm.

Sai lầm thường xảy ra khi ta đối xử với cả ba loại như nhau. Hoặc ta giữ tất cả vì sợ thay đổi, hoặc phá bỏ tất cả chỉ để chứng minh mình tiến bộ. Cả hai đều không phải tư duy độc lập.

Một xã hội không thể vận hành nếu mọi cá nhân đều tự quyết định lại mọi nguyên tắc từ đầu. Quy định an toàn, chuẩn mực đạo đức, quyền riêng tư và trách nhiệm nghề nghiệp tồn tại vì những sai lầm của con người có thể gây tổn thương cho người khác.

Đặt câu hỏi không có nghĩa là phủ nhận mọi giới hạn. Một người trưởng thành không phá bỏ quy tắc chỉ vì bản thân thấy bất tiện. Họ hỏi quy tắc đang bảo vệ ai, ngăn điều gì và liệu có cách tốt hơn để giữ nguyên giá trị cốt lõi hay không.

Tư duy độc lập không phải quyền được bỏ qua hậu quả đối với người khác.

“Phải chọn một công việc ổn định và giữ nó suốt đời” từng hợp lý trong một thế giới nơi nghề nghiệp thay đổi chậm. “Phải có mặt tại văn phòng mới được xem là đang làm việc” từng hợp lý khi công cụ cộng tác từ xa chưa tồn tại. Một kết luận có thể đúng với dữ liệu cũ nhưng sai khi dữ liệu đã thay đổi.

Khó khăn nằm ở chỗ quy tắc thường sống lâu hơn bối cảnh. Nó được truyền từ người đã trải qua một thế giới khác sang người đang sống trong một thế giới mới. Lời khuyên xuất phát từ tình yêu vẫn có thể dẫn đến một lựa chọn không còn phù hợp.

Tôn trọng người đi trước không có nghĩa phải sao chép nguyên vẹn con đường của họ. Ta có thể giữ lại điều họ muốn bảo vệ, đồng thời thiết kế một cách mới để bảo vệ nó.

Quy tắc của quán tính thường được nhận ra qua những câu như: “Ai cũng làm vậy”, “Đừng làm mọi thứ phức tạp”, “Chưa từng có ai thử”, hoặc “Nếu thay đổi mà có chuyện thì ai chịu trách nhiệm?”

Chúng tồn tại không phải vì mọi người tin chúng tốt nhất, mà vì không ai muốn trở thành người đầu tiên chịu rủi ro của việc thay đổi. Sự tuân theo phân tán trách nhiệm. Đặt câu hỏi khiến trách nhiệm trở nên cụ thể.

Nhiều quy tắc không được bảo vệ bởi niềm tin. Chúng được bảo vệ bởi nỗi sợ phải chịu trách nhiệm cho một khả năng khác.

Chọn một quy tắc đang ảnh hưởng rõ rệt đến công việc hoặc cuộc đời bạn. Nó có thể là “không nên đổi nghề”, “phải thành công trước một độ tuổi”, “người lãnh đạo không được thừa nhận mình chưa biết”, hoặc một quy trình mà tổ chức luôn bắt buộc.

• Quy tắc này được tạo ra để giải quyết vấn đề gì?
• Ai được bảo vệ hoặc hưởng lợi từ nó?
• Bối cảnh hiện tại còn giống bối cảnh khi quy tắc ra đời không?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu giữ nguyên thêm năm năm?
• Điều gì có thể xảy ra nếu bỏ hoàn toàn?
• Có cách nào giữ lại giá trị cốt lõi nhưng thay đổi hình thức không?
• Bằng chứng nào sẽ cho thấy quy tắc vẫn cần thiết?
• Một thử nghiệm nhỏ và có thể đảo ngược là gì?

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi nên giữ hay bỏ. Hãy bắt đầu bằng việc hiểu nó. Một quy tắc được hiểu rõ có thể được giữ lại với niềm tin vững hơn, được sửa với sự thận trọng hơn hoặc được kết thúc mà không cần nổi loạn.

Bạn không cần trở thành người luôn chống lại mọi quy tắc. Bạn chỉ cần từ chối dùng tuổi đời, mức độ phổ biến hoặc quyền lực của người nói thay cho lý do.

Có những điều sau khi kiểm tra, bạn sẽ quyết định giữ nguyên. Khi đó, sự tuân theo không còn mù quáng. Có những điều cần sửa. Có những điều cần được cảm ơn vì từng hữu ích, rồi nhẹ nhàng kết thúc.

Một quy tắc không trở thành sự thật chỉ vì nó tồn tại lâu. Trước khi tiếp tục làm theo, hãy hỏi: điều này còn đang phục vụ con người, hay con người chỉ đang phục vụ sự tồn tại của nó?