Có kiến thức chưa có nghĩa là biết trình bày kiến thức

Có những người làm nghề mười năm nhưng khi được hỏi “anh/chị làm việc này như thế nào?”, câu trả lời lại bắt đầu bằng một chuỗi chi tiết mà người nghe không biết đâu là điều quan trọng. Điều đó không có nghĩa họ thiếu năng lực. Nó chỉ cho thấy kiến thức chuyên môn và năng lực trình bày kiến thức không phải cùng một kỹ năng.

Một chuyên gia thường nhìn thấy rất nhiều lớp thông tin cùng lúc. Người mới thì không. Khi chuyên gia nói từ bên trong hệ thống hiểu biết của mình, họ dễ bỏ qua những bước trung gian mà người nghe cần để theo kịp.

Có thể hình dung bốn tầng khác nhau: biết một thông tin; hiểu nguyên nhân và quan hệ của nó; diễn đạt được điều mình hiểu; và giúp người khác hiểu bằng ngôn ngữ, ví dụ và cấu trúc phù hợp với họ.

Tầng cuối cùng mới là năng lực mà một bài Tips, một buổi chia sẻ hay một tài liệu chuyên môn cần hướng tới. Người đọc không cần chứng kiến toàn bộ những gì bạn biết. Họ cần một con đường đủ rõ để đi từ câu hỏi của họ đến một kết luận có thể sử dụng.

Khi viết, chúng ta thường mở đầu bằng điều mình muốn nói. Nhưng người đọc lại bước vào từ một nơi khác: một câu hỏi, một khó khăn, một quyết định chưa biết chọn thế nào.

Vì thế, thay vì hỏi “Tôi có gì để chia sẻ?”, hãy hỏi: Người đọc đang cố hiểu hoặc giải quyết điều gì? Câu hỏi này thay đổi toàn bộ cách chọn dữ liệu, ví dụ và thứ tự trình bày.

Một cách đơn giản để biến tri thức thành nội dung dễ tiếp nhận là đi qua năm bước:

Reader — Ai đang đọc?

Problem — Họ đang vướng điều gì?

Insight — Điều quan trọng nhất bạn muốn họ nhìn ra là gì?

Explanation — Cần giải thích bằng logic, ví dụ hoặc đối chiếu nào?

Application — Sau khi hiểu, họ có thể làm gì khác đi?

Framework này giúp một bài viết không trở thành màn trình diễn kiến thức, mà trở thành một công cụ giúp người khác tiến lên.

Giả sử một product designer nói: “Tôi luôn phỏng vấn người dùng trước khi wireframe.” Đây mới chỉ là kinh nghiệm cá nhân.

Nếu trình bày tốt hơn, họ có thể viết: “Wireframe quá sớm thường khóa team vào một giả định chưa được kiểm chứng. Trước khi vẽ màn hình, hãy xác định ba thứ: người dùng đang cố hoàn thành việc gì, điều gì đang cản họ, và họ đang dùng cách thay thế nào.”

Kinh nghiệm lúc này đã trở thành một nguyên tắc có thể áp dụng.

Nhiều người sợ rằng viết đơn giản sẽ khiến nội dung trở nên “nông”. Thực tế, đơn giản hóa tốt đòi hỏi hiểu rất sâu. Bạn phải biết đâu là bản chất, đâu là ngoại lệ, đâu là chi tiết chỉ hữu ích trong một tình huống rất cụ thể.

Một lời giải thích tốt không loại bỏ sự phức tạp. Nó sắp xếp sự phức tạp theo đúng thứ tự người đọc cần gặp nó .

Nếu mục tiêu vô thức của người viết là chứng minh mình giỏi, nội dung thường đầy thuật ngữ, chú thích và nhánh phụ. Nếu mục tiêu là giúp người đọc hiểu, bạn sẽ chọn ít hơn nhưng chính xác hơn.

Câu hỏi biên tập hữu ích là: Nếu bỏ đoạn này đi, người đọc có mất khả năng hiểu hoặc áp dụng ý chính không? Nếu không, có thể đoạn đó chưa cần xuất hiện.

Một Tips tốt trên Forwork nên bắt đầu từ một vấn đề nghề nghiệp cụ thể, đưa ra một insight trung tâm, giải thích đủ để người đọc hiểu vì sao, rồi kết thúc bằng một cách áp dụng.

Bạn cũng có thể liên kết Tips với Project để chứng minh insight xuất phát từ thực hành; liên kết với Profile để làm rõ chuyên môn; hoặc liên kết với Event và Letter khi chủ đề cần được mở rộng thành đối thoại hay quan điểm dài hơn.

Trình bày tri thức không phải là rút ngắn những gì bạn biết. Đó là thiết kế một con đường để người khác có thể đi vào điều bạn biết.

Khi làm được điều đó, kinh nghiệm không còn nằm riêng trong đầu một người. Nó trở thành một tài sản tri thức: có thể được đọc, ghi nhớ, thảo luận, áp dụng và liên kết với những bằng chứng công việc khác.